ISO-9001: Sekedar Birokrasi atau Memang Berguna?

Apakah penerapan ISO-9001 hanya membebani organisasi dengan birokrasi berlebih? atau membawa manfaat untuk peningkatan kinerja mutu?
Standar sistem manajemen ISO-9001 kini sudah begitu populer. Organisasi-organisasi besar, baik swasta maupun pemerintahan sudah umum menggunakan kriteria ‘sertifikasi ISO-9001’ sebagai salah satu kriteria untuk memilih pemasok mereka. Maka tuntutan untuk menerapkan sistem manajemen mutu ini menjadi keharusan bagi banyak organisasi untuk dapat mempertahankan bisnisnya.

Tujuan ISO-9001

Salah satu tujuan dari diterbitkan ISO-9001 memang untuk mempermudah pemilihan pemasok. Organisasi yang menerapkan ISO-9001, yang dibuktikan dengan sertifikasi, akan dianggap sebagai organisasi yang telah menerapkan berbagai pengaturan yang diperlukan untuk menjamin dihasilkan produk ataupun pelayanan yang bermutu secara konsisten. Ini tentu mempermudah calon pelanggan dan mengurangi resiko kesalahan dalam pemilihan pemasoknya.
Tujuan lain ISO-9001, yang dipandang dari internal organisasi yang menerapkan ISO-9001 tentu adalah terbangunnya sistem yang kuat, yang dapat menghasilkan, menjaga dan terus meningkatkan kinerja mutu tinggi.

Apakah ISO-9001 membuat birokrasi yang rumit dan merepotkan?

Bahwa ISO-9001 menambah birokrasi adalah benar. Birokrasi adalah satu set dari struktur organisasi, aturan dan berbagai kebijakan untuk mengatur aktifitas organisasi. Tetapi bahwa ISO-9001 merepotkan, dalam arti menambah pekerjaan yang tidak bermanfaat adalah tidak tepat. Kalaupun ada aktifitas tambahan yang diperlukan bila organisasi menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001, aktifitas tersebut adalah aktifitas yang memang diperlukan untuk meminimalkan resiko terjadinya kegagalan produk ataupun kegagalan suatu pekerjaan dalam menghasilkan output yang maksimal.
ISO-9001 dapat dipandang sebagai panduan yang logis bila organisasi ingin menjamin mutu produk dan pelayanan, memuaskan pelanggan dan terus menerus memperbaiki kinerja mutu. Manfaat dari kemampuan dalam penjaminan mutu tentu adalah peluang yang lebih besar bagi organisasi untuk mempertahan bisnis, membuka peluang pasar baru dan pada akhirnya dapat terus berkembang. Tentu bila kemampuan untuk menjamin mutu diimbangi dengan kemampuan dalam mengatur aktifitas bisnis secara efisien.
Pandagan bahwa ISO-9001 adalah sekumpulan aturan yang menambah birokrasi, merepotkan dan kurang bermanfaat umumnya disebabkan oleh 2 hal sebagai berikut:

Cara penerapan yang tidak tepat

ISO-9001 adalah standar sistem manajemen mutu yang bersifat umum, ditujukan bukan untuk jenis organisasi tertentu. Maka setiap organisasi harus dapat menginterpretasikan isi dari standar tersebut yang sesuai bagi jenis organisasi, ukuran, budaya kerja dan kondisi-kondisi unik dari organisasi. Kegagalan dalam menginterpretasikan persyaratan ISO-9001 yang paling relevan bagi organisasi akan membawa dampak pada penetapan atura-aturan yang juga tidak tepat. Hal ini akan membawa pada birokrasi yang tidak efektif, aturan yang hanya menambah pekerjaan tanpa membawa manfaat yang berarti bagi organisasi.

Kurangnya penguasaan teknik-teknik manajemen

Disamping bersifat umum, ISO-9001 juga hanya berisi panduan dasar yang tidak merinci tentang bagaimana mengatur sebuah aktifitas tertentu dalam organisasi. ISO-9001 hanya berisi, misanya, proses realisasi produk harus direncanakan, tidak merinci bagaimana perencanaan harus dilakukan. Pemahaman teknik-teknik manajemen tetap harus dimiliki oleh organisasi untuk dapat melakukan perencanaan relaisasi produk yang baik. Misalnya, bila organisasi adalah organisasi jasa konstruksi, project managejement yang baik harus dikuasai untuk dapat melakukan perencanaan realisasi produk.  Sekedar melakukan perencanaan tanpa pengetahuan bagaimana perencanaan yang baik yang dapat mengeliminir resiko kegagalan proyek tentu akan menghasilkan proses dengan efektifitas yang tidak terlalu dapat diharapkan.
Penyebab lain yang membuat penerapan ISO-9001 hanya sebagai penambah beban birokrasi yang kurang bermanfaat tentu banyak tetapi 2 penyebab yang disebut diatas biasanya selalu terjadi, disamping penyebab-penyebab lain seperti kurangnya komitmen manajemen puncak terhadap mutu, perencanaan pengembangan sistem sampai pada kualitas auditor dalam proses sertifikasi.
Pelatihan Pemahaman dan penerapan ISO-9001 dalam QESH Training Center bertujuan untuk membangun pemahaman tentang persyaratan-persyaratan ISO-9001 dan menerapkannya dengan cara yang tepat. Berbeda dari training-training lain yang sejenis dan judul yang hampir serupa, training ini tidak melulu membahas apa itu persyaratan ISO-9001, tetapi bagaimana menterjemahkan persyaratan-persyaratan dengan cara yang sesuai bagai berbagai jenis industri. Yang lebih istimewa dari training ini adalah adanya pembahasan tentang teori-teori  dan praktik-praktik manajemen yang baik yang dapat menjadi masukan bagi setiap peserta pelatihan bukan hanya bagaimana memenuhi persyaratan ISO-9001, tetapi juga bagaimana mengatur aktifitas dengan cara yang logis yang akan menghasilkan manfaat bagi organisasi.
Lihat training Understanding and Implementing ISO-9001.